20 + 1 herramientas esenciales para la Comunicación Interna

¡Hola a todos!

En artículos pasados hablábamos de “La comunicación interna” y “Los 10 mandamientos de la comunicación asertiva empresarial“. No obstante, recientemente he recibido varios correos de algunos profesionales en formación que me preguntan qué herramientas se deben utilizar para gestionar la comunicación interna dentro de las organizaciones y cómo se pueden emplear de manera eficiente para mejorar el clima organizacional de la empresa donde trabajan. Así que sin más rodeos, empecemos.

Es claro que la comunicación interna nace como respuesta a la necesidad de las organizaciones de incentivar a sus clientes internos, equipo humano o trabajadores; con el objetivo clave de mejorar el clima y la productividad laboral. En ese sentido, existe una confusión general de que la gestión de la comunicación interna se encuentra a cargo del área de Recursos Humanos (RRHH). Lo cierto es que sí hay participación de este departamento pero con las complejidades del mercado y el afán de mantenerse competitivas, las empresas crearon este nuevo espacio y la dejaron a cargo de varios profesionales para retener el talento humano y crear un lugar agradable y no tóxico para sus empleados.

El término “tóxico” se relaciona con aquellos espacios de trabajo donde existen factores dañinos tales como: clima laboral complejo, rotación muy seguida de personal, quejas de clientes por la atención de los empleados (posiblemente por su inconformidad), no hay cariño o emociones positivas hacia la compañía y un largo número de factores que discutiremos en casos particulares en próximos artículos.

Antes que nada, debemos comprender que cada organización es distinta de acuerdo a sus valores y objetivos corporativos, por lo tanto, los profesionales deben escoger las herramientas que consideren necesarias respondiendo siempre a tres preguntas:

  1. ¿Qué voy a crear?
  2. ¿Qué voy a comunicar?
  3. ¿Cómo lo voy a informar?

Es importante conocer este procedimiento porque en la comunicación interna las herramientas son importantes, claro que si, pero la efectividad la determina la actitud de las personas.

Herramientas para mejorar la Comunicación Interna

  1. “El saludo”: ¿El saludo? Si señores. Esta herramienta no sé si sea original pero así la he nombrado para cumplir con algunos objetivos donde he tenido la oportunidad de aportar desde el saber y actuar. Decir “buenos días”, “hasta luego”, “hasta mañana”, “feliz día”, “feliz cumpleaños”, entre muchas otras frases puede determinar la actitud de un empleado.Para el uso correcto de esta herramienta es necesario crear un llamado de acción a todos los empleados e informarles que a partir de ese momento deberán aprender a saludar a sus compañeros, a todos y cada uno. ¿Cómo? se pueden crear espacios comunes donde se pueda tomar un café, hablar un momento en el día para despejarse de la carga laboral que tienen y porque no, generar estrategias como: “Si vas a tomar o comer algo y estas acompañado, intenta en ese momento ofrecer algo a tu compañero” o “La organización te obsequia dos detalles, uno para ti y el otro para alguien que desees saludar esta mañana”.Mejorar los procesos de comunicación entre los trabajadores sumado a que la empresa tenga un espacio que inspire tranquilidad y comodidad, puede generar felicidad, empatía hacia otros y compañerismo.
  2. Buzón de sugerencias: es una de las fuentes de información por excelencia que permitirá conocer las propuestas y opiniones de los trabajadores en aspectos como: la organización, condición de trabajo, las normas, las relaciones con el equipo de trabajo, entre otros más; siempre y cuando no se tengan en cuenta los mensajes anónimos y se utilice de forma correcta y periódica.
  3. Newsletter digital: con el nacimiento de la web 2.0 es una herramienta imprescindible en las organizaciones. Es importante mantener a los empleados informados diaria, semanal, quincenal o mensualmente sobre todo tipo de comunicados internos o externos y es una de las herramientas más indicadas para combatir el factor “rumor” generado a partir de las comunicaciones informales entre empleados, por lo que se aconseja que se hable siempre con la verdad y mencionar las malas noticias también.  Se puede emplear a través de folletos, periódico o revista interna, comunicados cortos, etc.
  4. Carta personalizada: se utilizan para informar a los empleados sobre cambios dentro de la organización como también de resultados o felicitaciones. La efectividad de esta herramienta consiste en su brevedad y claridad, en el impacto que genera en el receptor y la rapidez del envío.Se le llama “Carta personalizada” porque no es prudente ni aconsejable enviar el mismo contenido a todos los empleados y tampoco al mismo tiempo, a menos que sea una información general de la organización. El efecto que produce, por ejemplo, recibir una carta de felicitaciones por parte del jefe del trabajador genera felicidad y respaldo, situación que no generaría el mismo efecto si es para todos los empleados y el compañero de al lado también recibió una igual.
  5. Manual de estilo: el manual incluye información institucional y profesional relacionada con la organización que todos los empleados deben conocer. En el aspecto institucional se deben aclarar ítems como la historia de la entidad, las normas internas, misión y visión, valores, organigrama, informaciones referentes a eventos externos de la organización como actividades extracurriculares. Por otro lado, en el aspecto profesional se aclaran las políticas de recursos humanos y del personal como el salario, las normas de seguridad y las vacaciones, entre otros.Cada organización puede hacer uso de un manual de estilo distinto y original pero se aconseja que tenga siempre la información más relevante siempre pensando en el trabajador y el equipo humano.
  6. Intranet: es una red de comunicación dentro de la organización. La instalación de este sistema es sencilla y económica, siempre y cuando la entidad desee invertir en esta herramienta. Tiene como objetivo principal ser un canal para enviar información o comunicados de forma rápida, así como también permite crear una base de datos de todos los empleados de la organización.La Intranet es un canal de comunicación e información que puede utilizarse en conjunto con otras herramientas para potenciar el impacto de los comunicados dentro de las empresas, por lo tanto, es una buena iniciativa que los profesionales en comunicación busquen formas de incrementar la efectividad de los canales que disponen.
  7. Blog: muchos han pensando, ¿pero una Newsletter digital no es suficiente? Bueno, es una herramienta que depende mucho de la realidad corporativa donde se encuentren laborando. El blog es una herramienta 2.0 que no solo permite mantener informado al público interno, también puede utilizarse para informar al público externo. Su uso dependerá de las fallas en los procesos de comunicación que tenga la organización, pero la eficacia del blog radica en que si existen informaciones importantes como por ejemplo, actividades culturales o comunicados de altos directivos, los trabajadores puedan mantenerse siempre al tanto.
  8. Red de facilitadores: es la creación de un equipo de colaboradores permanentes u ocasionales para el área de la comunicación interna, que tendrán como meta aportar ideas en campañas, comunicados, los posibles tonos de comunicación, eventos, etc. Se debe tener en cuenta que a cambio se debe recompensar a este equipo humano como por ejemplo en charlas, capacitaciones, bonos o premios.
  9. Reuniones informativas: las reuniones además de ser una de las herramientas más utilizadas, permiten al equipo humano establecer un diálogo con su jefe directo o los gerentes del departamento donde trabajan. Tienen como objetivo “romper el hielo”, incentivar la interacción personal, tratar de temas que fueron omitidos en las jornadas laborales y capacitar e informar sobre situaciones particulares.La eficiencia de esta herramienta radica en su constancia y sobre todo no emplearlas para resaltar siempre los puntos negativos del equipo. Es bueno comunicar que existen fallas dentro de los procesos que se están llevando a cabo, pero también es importante respaldar al trabajador si la situación que está viviendo es a causa de factores externos como la crisis económica. Así mismo, se deben aplicar para motivar e incentivar al empleado. Con tan solo una frase “Buen trabajo. Te felicito por tu gestión”, si eres jefe marcarías la diferencia, pero si solo utilizas ese espacio para lo contrario no dudes que tu valioso equipo humano esté buscando otras oportunidades laborales.
  10. Línea telefónica: es un canal de comunicación e información donde todos los empleados pueden llamar para despejar dudas, realizar preguntas, sugerencias, o comentar temores. Los mensajes serán dejados en el buzón de voz para luego ser contestados por el profesional en comunicación a cargo en el menor tiempo posible. Es importante informar a los trabajadores que deben dejar junto al mensaje, su nombre, el cargo y el sector de la organización.
  11. “El trabajador de la semana”: es una herramienta realmente eficiente que consiste en acompañar a un empleado durante una semana en las jornadas de la mañana o tarde, con el objetivo de saber qué hacen, cómo trabajan, qué sienten o cómo están. Es un canal que permite al profesional escuchar a cada uno de los trabajadores con la colaboración del jefe directo o director del departamento correspondiente.La herramienta permite sacar datos cualitativos y cuantitativos que serán de mucha ayuda para la realización de diagnósticos organizacionales y posteriormente para la ejecución de un Plan Integral de Comunicación Interna.
  12. Folletos o circulares: es un conjunto de mensajes sobre uno o varios temas particulares. Son sencillos, prácticos y claros. La intención comunicativa y el diseño del mensaje tienen como objetivo sensibilizar o informar sobre temáticas de carácter organizacional a un determinado sector  de la empresa o su totalidad.
  13. Cartelera o Tablero de información: es el medio de comunicación más utilizado en las organizaciones. Debe encontrarse ubicado en un sitio visible y concurrido por todo el equipo humano. Además, es importante mantener este canal siempre actualizado dependiendo de la cantidad de información que la organización maneje o pueda estar relacionada directa e indirectamente con ella.Las informaciones más comunes a encontrar en esta herramienta son comunicados importantes, notas de prensa, informaciones sociales, económicas o políticas, resultados de la empresa, el empleado del mes, cambios organizacionales, fotos familiares o del equipo, notas de los empleados como “nos encontramos todos los lunes a la hora de almuerzo en x lugar”, etc.
  14. Entrevista: las entrevistas no solo las realizan los departamentos de RRHH para contratar a los empleados, también son utilizadas como herramientas para conocer más al equipo humano y detectar todo tipo de factores pertinentes para mejorar la comunicación interna.Las entrevistas pueden ser:
    • Oficiales: Concretadas a través de una cita o carta previa. En ellas se aportan consejos y análisis para cualquier miembro de la organización, desde el Director Ejecutivo (CEO) hasta el empleado del último nivel del organigrama.
    • Extraoficiales: son aquellas pensadas con antelación pero sin la necesidad de una cita previa. Se realizan con el objetivo de conocer más sobre la realidad del trabajador en particular y luego estudiar los datos para una síntesis de resultados más clara y verídica.
    • Casuales: se dan de forma espontánea y se puede lograr el intercambio de información pertinente.
  15. Reuniones departamentales: parece una herramienta sin precedentes pero se sorprenderían al saber que muchos empleados no conocen a los de otros departamentos. Las reuniones de distintas áreas de la organización con la colaboración de los gerentes o persona delegada de la labor ayuda a que el equipo humano se conozca más y puedan establecer interacción personal cercana.
  16. Microblogging: es un servicio privado de mensajes o publicaciones dentro de las organizaciones. En muchas compañías ha sido un caso de éxito debido a que es el mismo equipo humano el constructor de conocimiento, permite estar siempre actualizado y además no deja al aire ningún tema porque permite a los trabajadores comunicarse unos con otros para facilitar el proceso de comunicación.Esta herramienta tiene por lo general entre 140 a 160 caracteres donde los empleados podrán adjuntar archivos, podrán publicarlo también en las redes sociales y su accesibilidad es sencilla porque permite conectarse desde un ordenador, móvil, aplicación o gadget. En otras palabras, funciona como una red social corporativa dedicada solo al público interno de la organización.
  17. Videoconferencia: es un canal de comunicación empleado normalmente para conectar a dos o más personas que no se encuentran en la misma ubicación geográfica. Se emplean por su rapidez y el ahorro de tiempo y dinero.
  18. Capacitaciones: las capacitaciones están dedicadas a los cargos de gerencia o directivos. En ellas se busca mejorar las habilidades de comunicación de aquellos que tienen a su cargo un equipo humano, con el objetivo de que los procesos de comunicación sean positivos, asertivos y sobre todo claros, sin dejar problemas de ruidos que puedan generar rumores dentro de los departamentos, pues es importante recordar que este es uno de los enemigos declarados de cualquier organización.
  19. Campañas de CI: las campañas de comunicación interna son herramientas de información que tienen como objetivo incentivar la cultura corporativa y reforzar los lazos entre el equipo humano y la organización generando un impacto emocional positivo. En ellas, se busca recordar a los trabajadores por qué es bueno estar donde están, qué los hace especial y por qué cada uno de ellos es importante para la compañía.
  20. Redes sociales (RRSS): las redes sociales son por excelencia uno de los canales donde se puede obtener un feedback constante con el equipo humano de la organización. Además, también permite invitar a los usuarios/clientes evocando una comunicación 2.0 donde ellos podrán aportar valor a la marca y, por lo tanto, al crecimiento de la compañía.Casos de éxito se han visto en muchas organizaciones a nivel mundial donde las RRSS fueron empleadas como los principales canales de comunicación e información tanto con el público interno como el externo (clientes, usuarios, competencia, etc.).
  21. Evaluación: No olvidemos la más importante de todas, la evaluación. Cada herramienta tiene un objetivo en particular, todas sirven para potenciar la comunicación interna pero todas persiguen metas en concreto. No olvides comunicar e informar los resultados.

Recuerda: Comunicar no es lo mismo que informar. Busca establecer diálogo cercano con tu talento humano e informa los aspectos más relevantes y pertinentes de tu investigación.

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