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El papel de los líderes en la Comunicación Interna

El papel de los líderes en la Comunicación Interna

El conocimiento de la organización se construye diariamente a través de la experiencia y los procesos de comunicación que se establecen entre los colaboradores, tanto para el líder como sus pares y los equipos de trabajo que lideran.

Creo que todos en algún momento nos hemos percatado que nuestra organización tiene un proceso de comunicación y marketing efectivo para sus públicos externos, en especial en la experiencia del cliente con el producto o servicio que ofrecemos. A estas alturas se sabe que la comunicación interna es un proceso que a largo plazo y con el apoyo de la Alta Gerencia siembra las semillas necesarias para trabajar la motivación y desempeño de los colaboradores; sin embargo, el reto de la comunicación inicia cuando la Alta Gerencia y los líderes de la organización desean resultados a corto plazo, y por supuesto que así debe ser. La realidad organizacional actual exige que las organizaciones sean proactivas para trabajar un proceso como la comunicación interna en un camino de dos vías, a largo plazo y corto plazo, éste último enfocado, desde mi perspectiva, en los líderes de la organización.

¿Cuál es el reto? Bueno, recuerdo en algún momento una entrevista realizada por Alejandro Formanchuk donde planteaba tres situaciones con las cuales estoy muy de acuerdo: El líder no puede, no sabe y no quiere. En el caso de las dos primeras existen herramientas que la comunicación interna provee a la organización para despertar habilidades de liderazgo, pero ¿Y sino quiere? Hoy les traigo esta infografía donde hablamos del papel de los líderes en la comunicación interna.

¿Qué papel desempeña un líder?

  1. Es una persona de confianza donde depositar miedos y dudas
    Como líder tienes una responsabilidad muy importante: capacidad para resolver los problemas o dudas de tu equipo de trabajo. Cuando tu equipo no sienta el apoyo deseado, ¿dónde o con quién crees que podrían acudir entonces? Es una reflexión interesante que te dejo por aquí (Te dejo por aquí este artículo Por qué razón los empleados renuncian a su empresa).
  2. Sabe escuchar a sus colaboradores y no a tomarse la situación como personal

    El verdadero líder motiva a sus colaboradores a ser incluso mejores que él. Los desacuerdos y las situaciones que se presenten en el torbellino laboral diario no deben ser tomadas como personal. Aquí predomina tu capacidad de escuchar y encontrar soluciones, pero no para mañana o en un mes, ¡debes ser efectivo! (Te invito a leer los 10 mandamientos de la comunicación asertiva empresarial).

  3. Logra la sinergía entre los distintos procesos evitando el reproceso en los equipos de trabajo
    ¿No te ha pasado que siempre piensas que el problema radica en otros procesos o la comunicación con otros líderes? Los inconvenientes siempre existen pero señalar no ayuda tampoco. Tu equipo de trabajo merece evitar el reproceso quizás por la falta de coordinación por lo que debes ser oportuno, planificador y en especial asertivo en las comunicaciones oficiales. ¿Hay otros trabajando en algún proyecto que estés emprendiendo? ¿Lo has comunicado? No basta con decirlo o escribirlo una vez, si ha de ser necesario reitera la importancia de la sinergía en la actividad en concreto que están realizando para alcanzar la meta que se han trazado evitando hacer lo mismo dos veces. Créelo, es algo muy común en la realidad organizacional actual (Te puede servir conocer 20 + 1 herramientas esenciales para la comunicación interna).
  4. Comprende que la planificación de las comunicaciones internas no da cabida a lo espontáneo
    La comunicación interna no es un lujo, y eso lo sabes si manejas a un equipo de colaboradores, o más bien de personas. Tu eres el responsable de la experiencia de tus clientes internos, eres ese motivador que necesitan para saber que tienen alguien que los respalda. La planificación de la comunicación interna donde se establecen canales y formas para la transmisión de información debe ser tomada en serio para no dar cabida a los ruidos o malentendidos en la operación y motivación de tu equipo de trabajo. En reuniones gerenciales se habla de la gestión de la empresa, ¿has bajado esa información a tu equipo? Ellos también necesitan saberlo para ofrecer los resultados esperados (Te recomiendo Las 20 barreras que afectan la Comunicación Interna de tu empresa).
  5. Sabe comunicar y coordinar efectivamente a sus equipos de trabajo
    Los líderes deben ser formados para comunicar y escuchar bien, ¿No hay tiempo o no puedes? Eso piensan muchos líderes pero ¿cómo puedes alcanzar una meta y exigir resultados si tu equipo no sabe y tampoco tiene tiempo para escucharlas? Comunica, coordina y sé asertivo y los resultados hablarán por ti.
  6. Involucra a los colaboradores en el proceso estratégico para incentivar la innovación y el cambio
    Que hay una planificación estratégica donde la organización plantea los objetivos que desea alcanzar en un tiempo determinado, y tu participaste, ¡Excelente! Ahora, ¿la conoce tu equipo de trabajo? ¿Participó aportándote ideas que tu nunca consideraste? ¿Sabe tu equipo qué objetivos financieros, operacionales o de mercadeo tu empresa desea alcanzar? Las grandes ideas están ahí y tienes que estar dispuesto a escucharlas. La planeación existe y ahora es tu responsabilidad comunicarla. Quieres resultados y tu jefe los espera, entonces todas las semanas recuérdalas y muéstrale a tu equipo cómo están contribuyendo para lograrla. Si necesitas un tablero, un corcho o una herramienta para hacerlo, entonces hazlo. La creatividad y lo espontáneo aquí si es válido, tu equipo de trabajo mejorará si saben y escuchan de ti que son importantes para los objetivos de la organización.
  7. Incentiva que los empleados se concentren en una o dos metas considerablemente importantes
    Siempre hay buenas ideas y siempre debemos escoger las realmente importantes. La responsabilidad aquí radica que si tienes metas entonces debes compartirlas y debatirlas con tu equipo de trabajo. Siempre el trabajo diario consume casi toda la energía pero si hay metas por alcanzar, incentivas y supervisas que diariamente se realicen, entonces tendrás un equipo efectivo e informado para lograrlo.
  8. Transmite y recibe el feedback para escalar la información relevante a la Alta Gerencia
    La Alta Gerencia tiene la responsabilidad de exigirte resultados y ofrecerte las herramientas para alcanzarlas. Esa información seguramente ya la transmitiste a tu equipo de trabajo. En ese sentido, ¿el feedback que recibiste de tu equipo de trabajo y sus apreciaciones las conoce ahora la Alta Gerencia? Eres el facilitador de construir una experiencia agradable de vida laboral para las personas que tienes a cargo, si sabes que los necesitas, ¡No lo dejes ir! Comunica siempre para escalar los triunfos, piedras y dudas a la Alta Gerencia. Sino te escuchan, tranquilo, ya está el precedente.

Después de leer estas recomendaciones, ¿Crees que eres un buen líder?

¡Saludos!

Infografía Comunicación Interna

20 barreras que afectan la comunicación interna de tu empresa

¿Eso de la comunicación interna para qué sirve?

Los cambios que se han realizado en las organizaciones debido a la evolución de las teorías administrativas han traído consigo reformas interesantes que inciden directamente en los procesos de comunicación que se dan al interior de las empresas. Con mucha frecuencia escuchamos que las organizaciones se preguntan para qué sirve la comunicación interna si cuentan con un talento humano capacitado para ejecutar las funciones necesarias para mantener en el tiempo variables como rentabilidad, crecimiento y sostenibilidad; sin mencionar que para eso existe un departamento de Recursos Humanos que está encargado de gestionar el bienestar de las personas que trabajan en una organización.

No obstante, la complejidad que implica mirar a las personas tan solo como un recurso que puede ser administrado hablando únicamente en términos de eficiencia y eficacia, no permite a los gerentes y líderes actuales de las organizaciones tener una visión más clara de que los procesos de comunicación se presentan de múltiples formas y a través de diversos canales.

A continuación, junto a una serie de reflexiones enunciaremos algunas barreras, por no acudir al término error, que afectan la comunicación interna de una organización.

20 barreras que afectan la comunicación interna de tu empresa

  1. Postergar los problemas detectados y no darles solución inmediata
    Es necesario en ocasiones sacudir y quitarse la venda de los ojos. Los problemas no son el pan de cada día, son las oportunidades de mejora que te brinda la organización para ofrecer un mejor lugar para trabajar y por lo tanto, un mejor servicio/producto.
  2. No contar con el soporte de la Alta Gerencia en el desarrollo de un plan
    El verdadero reto de la Alta Gerencia es determinar si está dispuesta a escuchar lo que se niega a ver. La planificación de un Plan de Comunicaciones Internas implica llevar acabo una gestión eficaz y compromiso de los líderes de la organización.
  3. No brindar el apoyo necesario a los líderes de la organización
    Los líderes necesitan saber que cuentan con el apoyo de la organización para tomar decisiones que les permitan mejorar los procesos, la comunicación con los colaboradores y la rentabilidad de la empresa. El verdadero poder de un líder radica en su facultad de guiar a las personas a concretar los objetivos estratégicos, por lo que si se encuentra con constantes piedras que entorpezcan su gestión traerá consigo una desmotivación, imperceptible en muchas ocasiones para la Alta Gerencia.
  4. Confundir la información con el acto de comunicación
    La más evidente situación de esta barrera se observa cuando los colaboradores no tienen ni la más mínima idea de los objetivos que desea alcanzar la organización. No es lo mismo informar que comunicar, los empleados necesitan recibir la retroalimentación de sus líderes generando el compromiso necesario para lograr los objetivos planificados, generalmente, en los niveles más alto de la jerarquía organizacional.
  5. Hablar más de lo que se hace y creer que los empleados no lo notaran
    Una realidad muy común en las organizaciones es creer que los colaboradores, en especial aquellos situados en el nivel operativo, no generan un proceso de análisis de la situación de la empresa. Comúnmente se escuchan promesas de cambios que en un principio incrementan la motivación pero que llegadas a no ser concretas perjudica el rendimiento, aumenta la rotación de personas y por lo tanto, se elevan los costos por contratación de nuevo personal.
  6. Considerar la comunicación interna como un lujo en vez de una inversión a largo plazo
    Podría argumentar que este es quizás una de las barreras que con más dificultad se suele superar. La comunicación interna aún es vista como un lujo que se da solo en las grandes organizaciones del mundo. Por supuesto, eso es una falacia. Desde el momento que en una organización inician las interacciones formales e informales, los procesos de comunicación se definen y se establecen a lo largo y ancho de la empresa. Las actuales direcciones no han comprendido que la comunicación interna es una inversión que en últimas tiene los mismos objetivos: mejorar la productividad, aumentar la motivación y su rentabilidad.
  7. No involucrar a los niveles operativos en decisiones estratégicas
    ¿Existe una explicación para que el compromiso que se desea de las personas no esté arrojando los resultados deseados? Entonces es el momento de preguntarse que tan claros son los mensajes emitidos por los líderes de la organización.
  8. Creer que todas las personas son iguales y deben ser vistas como una
    Eso es lo que equivalente a creer que todos siguen la misma religión, tienen los mismos sueños e intereses similares. Las personas en una organización desean ser vistas como únicas que juntas como equipo alcanzarán los objetivos de la empresa.
  9. No brindar la formación adecuada a los líderes detectados en la empresa
    La formula equivocada que comúnmente encontramos es que un gerente es equivalente a un líder. Los líderes necesitan ser formados, educados y recibir el apoyo de la organización para emprender proyectos y metas particulares que permitirán alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. No es suficiente con únicamente informar y mencionar que es necesario un liderazgo para empoderar a los equipos de trabajo de los distintos procesos, eso es equivalente a navegar en el mar con tornado presente y sin brújula (te invito a leer los 10 mandamientos de la comunicación asertiva empresarial).
  10. No facultar a los empleados en la toma de decisiones
    Un obstáculo que afecta directamente la operación y el funcionamiento de una organización es no empoderar a los colaboradores a tomar decisiones cuando se requieran. Es necesario evitar el egocentrismo y como líder facultar a los equipos de trabajo a tomar decisiones del momento para que exista eficacia en los resultados. Los colaboradores no deben temer a tomar una decisión que crean correcta, ellos deben percibir que su decisión es correcta y están respaldados por un líder que responderá por ellos en el caso de ser necesario.
  11. Pretender que la rutina laboral no permite enfocarse en nuevas metas
    Es un error creer que las tareas que requieren todo nuestro esfuerzo diario en la organización conocidas por Sean Covey como “el torbellino” son un excusa para no enfocarse en metas importantes en la organización. El deber de la Alta Gerencia y los líderes de la organización es enfocarse en no más de una o dos metas para no abrumar la efectividad requerida por el talento humano y además enfocarse en el emprendimiento de nuevos proyectos que buscan mejorar los procesos de la empresa.
  12. No detectar que los empleados hablan de lo bueno y lo malo
    Las personas son eso, personas, por lo tanto, hablan de lo bueno, lo regular y lo malo. Es necesario escuchar atentamente qué, como, cuándo, por qué y para qué se expresan de una situación de la empresa. Ahora bien, no hablamos de una cacería, hablamos de oportunidad de mejora, de ideas innovadoras y de crecimiento para la organización y por supuesto, para las personas.
  13. Construir un plan de comunicaciones y dejarlo archivado en un documento
    ¿Por qué archivamos la oportunidad que tiene la organización de permanecer en el tiempo? Esta pregunta es una invitación a una reflexión (te invito a leer 20 + 1 herramientas esenciales para la Comunicación Interna).
  14. Hablar de comunicación sin tener en cuenta la identidad corporativa
    El mercadeo y la comunicación no solo se da hacia el exterior. Debemos interiorizar esa identidad, resaltar esa bandera que invita a todo el talento humano de la empresa a sentirse parte de una familia, de un sistema, pero sobre todo, de una organización.
  15. Pensar que todo se limita al dinero y no considerar el salario emocional
    Es importante comprender que más allá de una remuneración en dinero los colaboradores desean un salario emocional. El apoyo deseado que no debe ser pisoteado y que invita a la reflexión, a llegar a un acuerdo y comprender que una organización está hecha por y para personas.
  16. Creer que la satisfacción laboral es un problema de comunicación
    Está claro que puede llegar a ser el caso, pero no es la única conclusión a la que deben llegar los líderes. La satisfacción laboral debe ser vista como un resultado de la interacción de otras variables que invitan a reflexionar si ha llegado el momento de estudiar qué está pasando en la organización.
  17. No tomarse el trabajo de felicitar a un empleado por los logros alcanzados
    Todos deseamos ser reconocidos por los logros alcanzados a lo largo de nuestra vida. No es necesario una ovación claro está. Como parte de un sistema tan complejo y lleno de retos como lo es una organización, los colaboradores merecen ser felicitados por los logros y los beneficios que están impactando directamente la rentabilidad y productividad del negocio. Debemos reconocer el trabajo de los otros si queremos hacer de nuestro ambiente de trabajo un lugar agradable de convivencia (te invito a leer por qué los empleados renuncian a su empresa).
  18. Asumir que el bienestar organizacional es la solución a un problema de comunicación interna
    No debemos confundir bienestar con comunicación. El bienestar otorga al talento humano de una serie de beneficios que mejoran su calidad de vida. La comunicación es un proceso que va más allá de los beneficios y que involucra las percepciones de todas las personas de una organización.
  19. Ejecutar planes sin antes haber realizado un diagnóstico
    Diseñar un plan tan complejo como el de las comunicaciones internas requiere del profesionalismo necesario para su correcta ejecución. Pretender crear un plan sin haber realizado un diagnóstico de la situación es similar a un médico que opera a un paciente sin saber dónde debe comenzar.
  20. Dar prioridad a lo técnico sobre lo humano
    No podemos olvidar que siempre hablamos de personas, recursos no es el término correcto para referirse a ellos.

¿Crees qué el tiempo es limitado para enfocarse en planes de comunicación interna? Nos encantaría escuchar tu opinión. Si te gustó no olvides compartir

¡Saludos!

La comunicación interna

La comunicación, la fuente de éxito organizacional

Es una realidad que las organizaciones empiezan a comprender poco a poco que tienen que humanizar sus marcas. Inmediatamente pienso en Susan Matthews, CEO de News Generation, Inc. en Washington D.C, una de las mejores empresarias del mundo de la comunicación corporativa y las relaciones públicas, considerada por todo su personal a cargo como “la mejor jefa que pueda existir”. Por qué razón, esta es su respuesta: “Escucha antes de hablar y cuando la otra persona termine, pregúntale si tiene algo más que decir”.

Es muy cierto que para comunicarnos tenemos primero que aprender a escuchar, y es desde esta premisa en donde la comunicación juega un papel fundamental en el futuro de las organizaciones. Ya éstas, en comparación al pasado, comprenden que un tipo de comunicación descendente o autoritaria disminuye la producción (en términos de trabajo individual o colectivo) y la motivación de sus empleados, especialmente los que se encuentran en el último nivel jerárquico.

Créanlo o no, es una realidad que la mayoría de los esfuerzos se concentran en el mencionado “último nivel jerárquico”, y no quiere decir que los otros sectores de la pirámide comunicacional no sean importantes, sino que es ese el soporte y el corazón de cualquier organización (sea pequeña, mediana o gran empresa). Hace unos días me encontré con un interesante artículo que hablaba que las personas no renuncian a la empresa, sino a sus jefes, pero por qué razón sucede esto. Muy simple, no existe una comunicación abierta o asertiva y esto genera conflicto, diferencias visibles y evasión a los problemas, lo cual conlleva a situaciones irreconciliables o en el mejor de los casos, un despido del empleado.

En otras palabras, la comunicación juega un rol fundamental dentro de las compañías y ella no solo puede depender, como he observado en la mayoría de las empresas de mi ciudad en particular, del departamento de Recursos Humanos (RRHH) o el del Talento Humano; y en cambio veo al departamento de Comunicaciones unido al de Mercadeo, siendo los primeros encargados de los modos de comunicación y el manejo de los canales de información, poco relacionado con sus públicos internos. Lo cierto es que unos se complementan a otros, lo que no puede resolver uno, lo soluciona el otro.

La comunicación en las organizaciones es un elemento de transformación estratégica de doble vía que permite comprender y trabajar en la percepción tanto de sus públicos externos como de sus internos. No obstante, la falsa premisa de la comunicación interna (CI) como un “simple lujo” que solo pueden permitirse las grandes empresas ha ocasionado que las pymes descuiden lo más importante para ellos, un cálido clima organizacional, una cultura empresarial sólida y la motivación de sus trabajadores.

La comunicación interna en las organizaciones

La CI es aquella que responde a la realidad que viven los trabajadores dentro de una organización. En ese sentido Joan Costa, el precursor de la comunicología, afirma que lo más importante de los procesos de comunicación es que sean integrados y no sea diferente la realidad que vive la organización con la que comunica al exterior.

La CI nace con el objetivo de retener a los empleados en una cultura empresarial positiva, motivándolos y manteniendo un feedback constante para evitar la tan temida rotación de personal, desarrollando una política de comunicación sólida que permita a las entidades cumplir con sus objetivos corporativos, adaptar a su equipo humano ante los posibles tiempos de crisis y cambios, y cumplir con sus metas establecidas.

¿Es tan importante instaurar procesos de comunicación interna dentro de las organizaciones? Es cierto que los motivos de renuncia de un empleado se deban a que obtuvo por sus méritos y esfuerzos una oferta de trabajo difícil de rechazar, sin embargo, la realidad empresarial de hoy en día difiere mucho de esa premisa. Una de las razones más comunes de rotación empresarial en el presente se debe a la inconformidad y desmotivación que sienten los trabajadores de una organización; y sí, hablo desde el vigilante que pasa toda la noche despierto cuidando la empresa y la señora que se encarga del servicio general, pasando por todo el organigrama hasta el CEO (Director ejecutivo), por poner un ejemplo.

Actualmente, muchas empresas desconocen que para obtener éxito empresarial, ser más competitivas y agresivas en un mercado cada día más exigente, deben saber motivar a su equipo humano, pero ¿cómo se logra? El equipo humano, el corazón de toda entidad, debe ser capaz de sentirse feliz e integrado dentro de la compañía, concepto al que yo llamo “Mi familia corporativa”; y para lograrlo ellas deben intentar cumplir con los siguientes objetivos:

  • Mantener a todos los empleados informados sobre lo que ocurre dentro de la organización
  • El equipo humano debe conocer todos los departamentos de la compañía y la función que cumplen cada uno dentro de ella
  • Lograr una comunicación asertiva y eficaz, o mejor dicho, mantener un diálogo constante entre los empleados y el director ejecutivo de la compañía (feedback). Y no confundir con el acto de informar enviando mensajes por toda la jerarquía sin recibir respuesta de los receptores, como si de una anarquía estuviésemos hablando
  • Mantener un buen clima laboral
  • Deben instaurar una cultura empresarial sólida donde el equipo humano entienda la misión,visión, los valores corporativos, la historia, los objetivos de la compañía y su filosofía; con el objetivo de que se sientan parte de ella y mejoren su rendimiento laboral

Estos son algunos entre muchos otros objetivos que la comunicación interna busca lograr con excelencia y margen de espera, entendiendo que todo es un proceso de adaptación paulatino, sin echar a la basura todo el posible trabajo realizado por la organización en un tiempo pasado. Por otro lado, la existencia de una CI positiva logra un mejor sentido de pertenencia por parte de los empleados, pues están bien informados y no se generan miedos e incertidumbres evitando de esa forma los tan temibles “chismes” o rumores, factores dañinos y perjudiciales para cualquier organización del mundo.

En cuanto a los tipos de CI que existen dentro de las organizaciones, se pueden hablar específicamente de tres:

  • Ascendente: Es aquella comunicación que se realiza en climas organizaciones participativos entre empleados que tienen un nivel jerárquico inferior a los de un nivel superior, es decir, se realiza de abajo hacia arriba
  • Descendente: Es el tipo de comunicación que se da en organizaciones con climas organizaciones muy autoritarios, donde solo se reciben ordenes de niveles de jerarquía superior del organigrama. En otras palabras, se realiza de arriba hacia abajo
  • Diagonal u horizontal: Es aquella comunicación que se establece entre dos trabajadores de un mismo nivel jerárquico. Por lo general, este tipo de comunicación se realiza con un trabajo en equipo de ambas partes interesadas en el cumplimiento de un objetivo en común, incrementando el flujo de comunicación y transmisión de información

Para resaltar, no olviden que el verdadero éxito de una buena CI depende de que los procesos comunicativos fluyan tanto de arriba hacia abajo y viceversa.

Si tienen algo más que añadir no duden en dejarlo en la sección de comentarios y con gusto lo debatiremos.

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